Datenschutz

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

agentex GmbH · Berggasse 39/5 · 1090 Wien · Österreich

Telefon: +43 660 6 007 007 · E-Mail: office@agentex.at · Website: www.agentex.at

2. Für wen gilt diese Datenschutzerklärung?

Diese Datenschutzerklärung richtet sich an alle Personen, deren personenbezogene Daten wir im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit verarbeiten.

Dies betrifft insbesondere:

•       Freelancer:innen, IT-Expert:innen und Kandidat:innen, die sich für eine Vermittlung oder Zusammenarbeit interessieren oder bereits in einem Vermittlungsprozess stehen

•       Ansprechpartner:innen bei Kundenunternehmen, die Projektanfragen stellen oder mit uns in Geschäftskontakt stehen

•       Kooperationspartner:innen sowie deren Kontaktpersonen, mit denen wir in geschäftlichem Austausch stehen

•       Personen, die über unsere Website, per E-Mail oder auf sonstigem Weg Kontakt mit uns aufnehmen

Die Datenschutzerklärung gilt unabhängig davon, ob eine Vermittlung, ein Vertragsabschluss oder eine sonstige Zusammenarbeit letztlich zustande kommt.

3. Allgemeines zur Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit den geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der DSGVO.

Zur Verarbeitung setzen wir interne IT-Systeme, Cloud-Dienste sowie technische Dienstleister ein. Diese werden ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben und unter Einhaltung der DSGVO eingesetzt.

Personenbezogene Daten verarbeiten wir insbesondere dann, wenn:

•       du oder du als Unternehmensvertreter:in mit uns Kontakt aufnimmst

•       du uns Unterlagen oder Informationen für die Vermittlung übermittelst

•       du dich für Projekte, Einsätze oder eine Zusammenarbeit interessierst

•       du dein Profil über Upload-Formulare, Webformulare oder andere Kanäle bereitstellst

•       wir im Rahmen der Vermittlung, Betreuung, Projektabwicklung oder Geschäftsbeziehung miteinander zusammenarbeiten

CRM-System: Zur Verwaltung von Kontakt-, Kunden- und Kandidatendaten setzen wir ein CRM-System eines externen Dienstleisters ein. Dabei kann eine Übermittlung von Daten in Drittländer außerhalb des EWR erfolgen. Dies geschieht ausschließlich auf Basis geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO (EU-Standardvertragsklauseln). Details zu den eingesetzten Dienstleistern stellen wir auf Anfrage zur Verfügung.

4. Kategorien der verarbeiteten Daten

Je nach Personengruppe und Kontext verarbeiten wir insbesondere folgende personenbezogene Daten:

Freelancer:innen und Kandidat:innen

•       Stammdaten wie Name, Kontaktdaten, Adresse, Geburtsdatum

•       Lebenslauf- und Profildaten

•       Qualifikationen, Ausbildungen, Zertifikate und Nachweise

•       Berufliche Erfahrungen, Projekterfahrungen und Rollenbeschreibungen

•       Fachliche und technische Kenntnisse

•       Verfügbarkeiten, Einsatzwünsche und projektbezogene Präferenzen

•       Rückmeldungen zu Projektangeboten, Einschätzungen zur Passung

•       Inhalte aus Gesprächen, E-Mails oder sonstiger Kommunikation

Ansprechpartner:innen bei Kundenunternehmen und Kooperationspartner:innen

•       Name, Funktion, Kontaktdaten und Unternehmenszugehörigkeit

•       Inhalte aus der Geschäftskommunikation (E-Mails, Meetings, Telefonate)

•       Projektbezogene Anforderungen, Informationen zu Ausschreibungen und Aufträgen

•       Vertragsrelevante Unterlagen und Korrespondenz

•       Compliance- und aufsichtsrechtlich relevante Unterlagen, soweit diese im Rahmen der Geschäftsbeziehung anfallen

5. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:

•       Anbahnung und Durchführung von Vermittlungsprozessen

•       Kommunikation mit Interessent:innen, Freelancer:innen, Kandidat:innen, Kund:innen, Kooperationspartner:innen und deren Ansprechpartner:innen

•       Erstellung, Pflege, Strukturierung und Optimierung von Profilen

•       Vorbereitung, Erstellung und Optimierung von Unterlagen für Projektanfragen, Vermittlungen und Präsentationen

•       Abgleich von Profilen mit Projektanfragen, Anforderungen und Ausschreibungen

•       Anbahnung, Vorbereitung und Abwicklung von Kundenverträgen und Kooperationen

•       Interne Dokumentation, Qualitätssicherung und Prozessverbesserung

•       Durchführung und Unterstützung laufender Projektabwicklungen

•       Erfüllung gesetzlicher, vertraglicher und organisatorischer Anforderungen

6. Einsatz von AI-Systemen einschließlich ONYA

Im Rahmen unserer Prozesse setzen wir AI-gestützte Systeme ein, um Daten strukturiert auszuwerten, aufzubereiten und Prozesse zu unterstützen.

Dabei kann insbesondere die AI-Plattform ONYA eingesetzt werden.

ONYA ist eine AI-gestützte Plattform, die zur Analyse, Strukturierung, Anreicherung und Optimierung von Profil-, Projekt- und Vermittlungsdaten verwendet wird.

ONYA unterstützt Recruiter dabei insbesondere:

•       Lebensläufe und Profile analysieren und strukturieren

•       Datenqualität und Vollständigkeit durch automatisches Parsing, Transkriptauswertung und Profil-Enrichment verbessern

•       Fragelisten, Rückfragen und Gesprächsleitfäden vorbereiten

•       Verkaufsrelevante Profilhinweise und Expertenpositionen erkennen und aufbereiten

•       Matching- und Vermittlungsprozesse unterstützen

•       Präsentations- und Vermittlungsunterlagen vorbereiten oder optimieren

•       Gesprächsinhalte, Rückmeldungen oder projektbezogene Informationen strukturiert verarbeiten und dokumentieren

•       sowie weitere Funktionen zur Unterstützung von Vermittlungs- und Recruitingprozessen, die laufend weiterentwickelt werden

ONYA wird derzeit als durch uns eingesetztes System betrieben. Sollte ONYA künftig als eigenständige Plattform oder durch ein eigenständiges Unternehmen betrieben werden, erfolgt eine Datenübermittlung an ONYA nur insoweit, als dies für die genannten Zwecke erforderlich ist und eine geeignete Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO vorliegt. In diesem Fall werden wir gesondert darüber informieren.

Neben ONYA können für einzelne Verarbeitungsschritte auch weitere AI-Systeme oder technische Dienstleister eingesetzt werden, sofern diese datenschutzkonform eingebunden sind und die Verarbeitung ausschließlich im Rahmen der beschriebenen Zwecke erfolgt.

Eine Nutzung personenbezogener Daten zum Training allgemein zugänglicher AI-Modelle erfolgt nicht.

Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich unter menschlicher Kontrolle. AI-Systeme dienen der Unterstützung, Analyse, Strukturierung und Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen – nicht der eigenständigen finalen Entscheidung.

Cloud-Infrastruktur und KI-Verarbeitung: Für die KI-gestützte Verarbeitung wird Microsoft Azure als Cloud-Infrastruktur eingesetzt (Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland). Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Servern in europäischen Rechenzentren (Schweden/EU). Microsoft ist dabei als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO tätig; ein entsprechender Auftragsverarbeitungsvertrag liegt vor. Eine Nutzung der verarbeiteten personenbezogenen Daten zum Training von Sprachmodellen oder sonstigen AI-Modellen durch Microsoft findet nicht statt. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer außerhalb des EWR erfolgt im Rahmen der KI-Verarbeitung nicht.

7. Profiling und automatisierte Verarbeitung

Im Rahmen unserer Dienstleistungen können AI-gestützte Systeme personenbezogene Daten automatisiert analysieren, strukturieren, vergleichen und daraus Vorschläge oder Bewertungen vorbereiten. Dies kann auch Elemente eines Profilings im Sinne von Art. 4 Z 4 DSGVO umfassen, etwa zur Einschätzung beruflicher Qualifikationen, Projekterfahrung, Verfügbarkeit, Präferenzen oder Passung zu Projektanfragen.

Diese Verarbeitung dient ausschließlich der Unterstützung interner Arbeits-, Matching- und Vermittlungsprozesse.

Etwaige durch AI-Systeme erstellte Vorschläge, Bewertungen oder Rankings werden von unseren Mitarbeiter:innen vor jeder weiteren Verwendung auf Plausibilität und Richtigkeit geprüft.

Es erfolgt keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO, die rechtliche Wirkung entfaltet oder dich in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

Die finale Entscheidung über Auswahl, Ansprache, Vorstellung, Vermittlung oder Projektannahme erfolgt immer durch Menschen bzw. liegt bei dir selbst.

8. Automatisierte Transkription und Auswertung von Gesprächen

Im Rahmen von Gesprächen, Telefonaten, digitalen Meetings oder ähnlichen Kommunikationsformen kann im Einzelfall eine Transkription erfolgen. Dies geschieht ausschließlich, wenn dies vorab klar kommuniziert wurde und eine ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO vorliegt.

Solche Transkriptionen können insbesondere dazu verwendet werden:

•       Gesprächsinhalte strukturiert auszuwerten

•       Profile zu ergänzen oder zu verbessern

•       Projektbezogene Informationen besser zu dokumentieren

•       Vermittlungs- und Präsentationsunterlagen zu erstellen oder zu optimieren

•       Die Qualität und Nachvollziehbarkeit von Prozessen zu verbessern

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zu den beschriebenen Zwecken. Die erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Umfang der Gesprächsauswertung: Die automatisierte Auswertung von Gesprächstranskripten kann über eine reine Strukturierung von Inhalten hinausgehen und auch Rückschlüsse auf persönliche Eigenschaften umfassen, insbesondere auf Kommunikationsverhalten, fachliche Präferenzen, Arbeitsweise sowie die Eignung für bestimmte Projektanforderungen. Dies stellt ein Profiling im Sinne von Art. 4 Z 4 DSGVO dar und erfolgt ausschließlich auf Grundlage der erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Alle aus der Auswertung gewonnenen Einschätzungen werden von unseren Mitarbeiter:innen vor jeder weiteren Verwendung auf Plausibilität geprüft. Eine eigenständig wirkende automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

9. Weitergabe an Kundenunternehmen

Soweit dies zur Anbahnung oder Durchführung einer Vermittlung oder Projektanfrage erforderlich ist, können personenbezogene Daten an potenzielle oder konkrete Kundenunternehmen übermittelt werden.

Dies betrifft insbesondere:

•       Lebensläufe und Profildaten

•       Verfügbarkeiten

•       Projektbezogene und vermittlungsrelevante Informationen

•       Präsentations- oder Vermittlungsunterlagen

Eine Weitergabe von Daten an Kundenunternehmen erfolgt grundsätzlich erst nach vorheriger Abstimmung mit der betroffenen Person. Ausnahmen sind nur möglich, sofern dies zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO erforderlich ist.

Die empfangenden Unternehmen verarbeiten die Daten in ihren eigenen Prozessen eigenverantwortlich. Dabei können auch dort eigene IT-Systeme und AI-gestützte Anwendungen eingesetzt werden, auf die wir keinen direkten Einfluss haben.

10. Weitergabe an verbundene Unternehmen

Zur Betreuung, Vermittlung, Projektabwicklung oder organisatorischen Durchführung unserer Leistungen kann es erforderlich sein, personenbezogene Daten auch an mit uns verbundene Unternehmen weiterzugeben.

Dies betrifft insbesondere Fälle, in denen:

•       Vermittlungen oder Projektabwicklungen über andere Gesellschaften erfolgen

•       Leistungen organisatorisch innerhalb einer Unternehmensstruktur aufgeteilt sind

•       Vertragsbeziehungen oder Kundenanfragen über verbundene Gesellschaften abgewickelt werden

Dabei werden nur jene Daten weitergegeben, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.

11. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Je nach Verarbeitungsvorgang stützen wir uns insbesondere auf folgende Rechtsgrundlagen:

•       Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung (z. B. für Transkriptionen oder sonstige zustimmungsbasierte Verarbeitungen)

•       Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen (z. B. Vermittlungsprozesse, Projektabwicklung)

•       Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung

•       Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse (z. B. langfristige Pflege von Netzwerk- und Expertenprofilen, interne Prozessverbesserung, Qualitätssicherung, Einsatz geeigneter technischer Systeme). Das berechtigte Interesse umfasst insbesondere die Aufrechterhaltung langfristiger Geschäftsbeziehungen mit Freelancer:innen, auch über Phasen ohne aktive Projekttätigkeit hinaus.

Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

12. Speicherdauer

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Für Freelancer:innen und IT-Expert:innen in unserem Netzwerk gilt dabei folgendes Modell: Die Geschäftsbeziehung zwischen einer Agentur und ihren Expert:innen ist typischerweise langfristig angelegt. Projektphasen können mehrere Jahre dauern, und zwischen zwei Projekten können ebenfalls längere Zeiträume liegen. Wir speichern Profil- und Kontaktdaten daher für die Dauer der aktiven oder potenziellen Geschäftsbeziehung – auch über Phasen ohne aktive Projekttätigkeit hinaus – solange ein berechtigtes Interesse an einer künftigen Zusammenarbeit besteht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Endet die Geschäftsbeziehung endgültig oder wird ein Widerspruch oder Löschverlangen gestellt, werden die Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht oder gesperrt.

Als Orientierung gelten folgende Fristen:

•       Aktive Netzwerkmitglieder und Freelancer:innen in laufenden oder abgeschlossenen Projekten: für die Dauer der Geschäftsbeziehung, mindestens jedoch für die Dauer gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (insbesondere 7 Jahre gemäß § 212 UGB und § 132 BAO, da projektbezogene Unterlagen, Korrespondenz und Rechnungen unter die gesetzliche Aufbewahrungspflicht fallen)

•       Interessent:innen ohne bisherige Zusammenarbeit: in der Regel bis zu 3 Jahre nach letztem Kontakt, sofern keine erneuerte Kontaktaufnahme oder Zusammenarbeit erfolgt (Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigtes Interesse an der Pflege des Expertennetzwerks; orientiert an der allgemeinen zivilrechtlichen Verjährungsfrist nach § 1486 ABGB)

•       Daten aus Kontaktanfragen ohne weitere Zusammenarbeit: für den zur Bearbeitung der Anfrage erforderlichen Zeitraum, danach gemäß den anzuwendenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie Grundsatz der Datenminimierung gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO)

•       Auf Einwilligung basierende Verarbeitungen (z. B. Transkriptionen): bis zum Widerruf der Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO; nach Widerruf endet die Verarbeitung unverzüglich

Nach Ablauf der jeweiligen Frist oder nach einem Lösch- bzw. Widerspruchsverlangen werden die Daten gelöscht oder gesperrt, sofern keine weiteren Aufbewahrungsgründe bestehen.

13. Rechte der betroffenen Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Vorschriften insbesondere folgende Rechte:

•       Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

•       Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

•       Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

•       Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

•       Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

•       Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

•       Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

•       Recht, nicht einer ausschließlich automatisierten Entscheidung unterworfen zu werden (Art. 22 DSGVO)

•       Recht auf Beschwerde bei der Datenschutzbehörde (DSB), Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb@dsb.gv.at

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Mitteilung an office@agentex.at.

14. Widerruf der Einwilligung

Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.

Der Widerruf kann formlos per E-Mail erfolgen: office@agentex.at

15. Erforderlichkeit der Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten kann für die Anbahnung, Durchführung und Betreuung einer Zusammenarbeit oder eines Vermittlungsprozesses erforderlich sein.

Ohne bestimmte Daten kann es sein, dass:

•       eine Vermittlung nicht möglich ist

•       Profile nicht sinnvoll verarbeitet oder präsentiert werden können

•       Projektanfragen nicht bearbeitet werden können

•       Verträge nicht abgeschlossen oder abgewickelt werden können

16. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung deiner Rechte kannst du dich jederzeit an uns wenden:

agentex GmbH · E-Mail: office@agentex.at · Telefon: +43 660 6 007 007

Teil 2: Website-spezifische Verarbeitungen

Dieser Teil ergänzt die allgemeine Datenschutzerklärung (Teil 1) um website-spezifische Verarbeitungen auf www.agentex.at sowie auf der ONYA-Plattform, die unter agentex GmbH betrieben wird.

Datenschutzerklärung – Website

agentex GmbH · www.agentex.at

Stand: Mai 2026

Hinweis: Verantwortlicher wie in Abschnitt 1 dieser Datenschutzerklärung angegeben.

2. Aufruf der Website – Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Website werden automatisch technische Zugriffsdaten erfasst und in Server-Logfiles gespeichert. Dies umfasst insbesondere:

•       Browsertyp und -version

•       Betriebssystem des zugreifenden Geräts

•       Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite)

•       IP-Adresse (anonymisiert bzw. gekürzt)

•       Datum, Uhrzeit und aufgerufene Unterseite

•       Internet-Service-Provider

Diese Daten werden ausschließlich zur technischen Sicherstellung des Betriebs, zur Fehleranalyse und zur Abwehr von Angriffen verwendet. Eine Zuordnung zu bestimmten Personen findet nicht statt. Server-Logfiles werden getrennt von personenbezogenen Daten gespeichert und in der Regel nach 30 Tagen gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Website).

3. Cookies und Consent Management

Unsere Website verwendet Cookies – kleine Textdateien, die dein Browser auf deinem Gerät speichert. Wir unterscheiden dabei zwischen:

•       Technisch notwendigen Cookies, die für den Betrieb der Website erforderlich sind und ohne Einwilligung gesetzt werden dürfen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

•       Optionalen Cookies (z. B. für Analyse oder Marketing), die nur nach deiner ausdrücklichen Einwilligung über unser Cookie-Banner gesetzt werden (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

Du kannst deine Cookie-Einstellungen jederzeit über den Cookie-Banner auf unserer Website anpassen oder widerrufen. Darüber hinaus kannst du Cookies jederzeit über die Einstellungen deines Browsers löschen oder deren Setzung verhindern. Bei Deaktivierung bestimmter Cookies können einzelne Funktionen der Website eingeschränkt verfügbar sein.

4. LinkedIn

Unsere Website enthält Verlinkungen zu unserem LinkedIn-Unternehmensprofil. Ein LinkedIn-Plugin oder eingebetteter LinkedIn-Button, der automatisch Daten an LinkedIn überträgt, ist auf unserer Website nicht aktiv.

Wenn du unsere LinkedIn-Seite aufrufst, gelten die Datenschutzbestimmungen der LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy

5. Konkaktformular und E-Mail-Kontakt

Wenn du über unser Kontaktformular oder per E-Mail Kontakt mit uns aufnimmst, werden die von dir übermittelten Daten (Name, E-Mail-Adresse, Nachrichteninhalt) ausschließlich zur Bearbeitung deiner Anfrage gespeichert und verwendet.

Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte findet nicht statt, sofern dies nicht zur Bearbeitung deiner Anfrage erforderlich ist. Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht – gemäß den anzuwendenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen bzw. Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen).

Hinweis: Die Angabe einer E-Mail-Adresse auf dieser Website stellt keine Zustimmung zum Erhalt unaufgeforderter Werbe-E-Mails dar (§ 107 TKG).

6. Registrierungsformular und Lead-Erfassung

Auf unserer Website können sich Interessent:innen über ein Registrierungsformular eintragen. Je nach Gruppe werden die erfassten Daten unterschiedlich verarbeitet:

Potenzielle Kunden und Kooperationspartner: Name, Kontaktdaten und Unternehmensinformationen werden in unserem CRM-System gespeichert und zur Geschäftsanbahnung genutzt. Mit gesonderter Einwilligung werden diese Daten zusätzlich in der ONYA-Plattform zur strukturierten Verwaltung von Kundenprofilen verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) für die CRM-Speicherung; Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) für die Verarbeitung in ONYA.

IT-Expert:innen und potenzielle Freelancer:innen: Name, Kontaktdaten, Qualifikationen und projektrelevante Informationen werden in unserem CRM-System sowie in der ONYA-Plattform gespeichert. In ONYA erfolgt eine KI-gestützte Analyse und Strukturierung des Profils (siehe Abschnitte 6 und 7 dieser Datenschutzerklärung). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) für die gesamte Verarbeitung einschließlich KI-Analyse und Profiling.

Einwilligung und Opt-in: Die Registrierung setzt die aktive Zustimmung zur Datenschutzerklärung voraus (Pflicht-Checkbox). Für IT-Expert:innen und Kunden, deren Daten in ONYA verarbeitet werden, ist eine zusätzliche, separate Einwilligung zur KI-gestützten Verarbeitung einzuholen. Beide Einwilligungen können jederzeit per E-Mail an office@agentex.at widerrufen werden; nach Widerruf werden die betroffenen Daten innerhalb von 14 Tagen gelöscht.

Speicherdauer: Die Daten werden für die Dauer der aktiven oder potenziellen Geschäftsbeziehung gespeichert (siehe Abschnitt 12 dieser Datenschutzerklärung). Bei Interessent:innen ohne weitere Zusammenarbeit in der Regel bis zu 3 Jahre nach letztem Kontakt.

7. Chat-Funktionen auf der Website

Auf unserer Website kann eine Chat-Funktion (Chatbot) eingesetzt werden, die es Besucher:innen ermöglicht, Fragen zu stellen und Informationen zu erhalten. Im Rahmen dieser Funktion werden folgende Daten verarbeitet: Gesprächsinhalte (Fragen und Antworten), technische Verbindungsdaten (z. B. anonymisierte IP-Adresse, Zeitstempel) sowie – sofern freiwillig angegeben – Kontaktdaten wie Name oder E-Mail-Adresse.

Speicherung des Gesprächsverlaufs: Der letzte Stand eines Chat-Gesprächs wird technisch zwischengespeichert, um die Nutzungsqualität innerhalb einer Sitzung zu gewährleisten. Diese Zwischenspeicherung erfolgt session-basiert und wird nach Beendigung der Sitzung bzw. spätestens nach 72 Stunden nach letzter Aktivität automatisch gelöscht. Eine dauerhafte Speicherung des Gesprächsverlaufs als personenbezogene Daten erfolgt nur, sofern du dem ausdrücklich zustimmst oder dies zur Bearbeitung einer konkreten Anfrage erforderlich ist.

KI-Verarbeitung: Die Chat-Funktion kann KI-gestützte Sprachmodelle zur Beantwortung von Anfragen nutzen. Die Verarbeitung erfolgt über Microsoft Azure (EU-Rechenzentrum, Schweden). Eine Nutzung von Gesprächsinhalten zum Training von KI-Modellen findet nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung einer nutzerfreundlichen Kontaktmöglichkeit) für die technische Sitzungsspeicherung; Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) für eine darüber hinausgehende dauerhafte Speicherung von Gesprächsverläufen.

8. Lebenslauf-Upload und AI-Verarbeitung

IT-Expert:innen haben die Möglichkeit, ihren Lebenslauf über ein geschütztes Webformular hochzuladen und durch unsere AI-Plattform ONYA strukturieren und analysieren zu lassen. Details zur Verarbeitung durch ONYA – einschließlich Profiling, automatisierter Analyse und den damit verbundenen Rechten – sind in den Abschnitten 6 und 7 dieser Datenschutzerklärung beschrieben.

Rechtsgrundlage für den Upload: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Die Einwilligung kann jederzeit per E-Mail an office@agentex.at widerrufen werden. [Ergänzung bei Launch CV-Owner Zone: oder direkt über die CV-Owner Zone.] Nach Widerruf werden deine Daten innerhalb von 14 Tagen gelöscht.

9. Drittland-Übermittlungen

Soweit im Rahmen der Websitenutzung Daten in Drittländer außerhalb der EU/des EWR übermittelt werden (z. B. im Zusammenhang mit Google-Diensten), erfolgt dies nur auf Basis geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO (insbesondere EU-Standardvertragsklauseln oder Zertifizierungen im Rahmen des EU-U.S. Data Privacy Framework). Auf Anfrage stellen wir Informationen zu den eingesetzten Garantien bereit.

10. Deine Rechte

Als Websitebesucher:in stehen dir alle in der allgemeinen Datenschutzerklärung (Abschnitt 13 dieser Datenschutzerklärung) beschriebenen Betroffenenrechte zu – insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch.

Zur Ausübung dieser Rechte sowie bei datenschutzbezogenen Fragen: office@agentex.at

Du hast außerdem das Recht, dich bei der österreichischen Datenschutzbehörde (DSB) zu beschweren: Barichgasse 40–42, 1030 Wien · dsb@dsb.gv.at

Diese Datenschutzerklärung wird bei wesentlichen Änderungen an unserer Website oder den eingesetzten Diensten aktualisiert. Die jeweils aktuelle Version ist unter www.agentex.at/datenschutz abrufbar.